William Douglas: “Mitos e dicas para a administração do tempo”.

Frequentemente sou abordado por concurseiros que, sobrecarregados, não conseguem dar conta da leitura e exercícios inerentes à sua preparação. Por esse motivo, acho importante falar um pouco sobre a administração do tempo para concursos.

A administração do tempo, de forma geral, é tema de inúmeras publicações e disciplina obrigatória em diversos cursos para concursos. Na sua preparação, ela não apenas é importante como é indispensável e prioritária, afinal, é somente quanto tomamos as rédeas de nosso tempo que conseguimos colocar a vida em ordem e nos dedicar de maneira otimizada às atividades que desempenhamos e aos nossos sonhos, no seu caso, a estabilidade do cargo público. E, vale anotar, há momento para lazer, diversão e família, sem culpa.

Durante a preparação para as provas não raro experimentamos a pressão dos prazos e aquela sensação de absoluta falta de tempo para estudar e dar conta de todas as outras atividades que realizamos. Essa sensação é benéfica, uma vez que funciona como termômetro do nível de comprometimento com o que desejamos, mas, quando começa a prejudicar os estudos, é hora de pisar no freio e descobrir uma maneira melhor de administrar as pressões e suas atividades para, com isso, voltar aos trilhos do preparo. O bom preparo, repito, é feito com muita dedicação, mas também com equilíbrio.

Para começar, vou tentar desfazer alguns mitos sobre a administração do tempo. Um dos principais mitos é o de que ela fará com que sua vida se torne chata e burocrática. Ao contrário do que a maioria das pessoas pensa quando ouve os termos “administrar” e “otimizar” associados ao tempo, ao se passar a gerenciar eficientemente o cotidiano, aumenta-se o período destinado ao trabalho, estudo, lazer, família, compras e festas, enfim, passamos a otimizá-lo para todas as atividades que nos dão prazer. Portanto, planejá-las não vai tirar a espontaneidade e o prazer da vida, ao contrário, dará mais tempo a elas.

Outro mito frequente é o de que existe apenas uma maneira correta de gerenciar o tempo. Cada pessoa administra suas atividades de acordo com sua necessidade e não existe apenas uma maneira correta de fazê-lo. Como costumo dizer, não há uma solução mágica para resolver os problemas de falta de tempo, mas, no geral, é necessário mudar radicalmente a rotina. Para começar essa revolução você vai precisar, em primeiro lugar, compreender como funciona o seu dia. Para isso, é necessário determinar quais são as atividades que você realiza ao longo do dia; qual a sua duração; quais as que podem ser delegadas, ou seja, as que outras pessoas podem realizar por você e; quais atividades podem ser adiadas para depois de sua aprovação.

Quando as pessoas pensam em atividades que podem ser adiadas, não raro pensam em suprimir algumas horas de sono, se distanciar de amigos e família ou cortar os momentos de atividade física. Se você pensou em adiar ou eliminar alguma dessas atividades, cuidado! Nós podemos reduzi-las, mas não eliminá-las. Estas atividades são essenciais para você estar saudável. O sono é vital para sua preparação, porque é o período no qual o cérebro converte as informações apreendidas ao longo do dia em memória de longo prazo. Ao dormir e fixar a matéria, você evita, por exemplo, aquela sensação de estudar e não reter conteúdo. O tempo com a família ou de lazer, quando não são tratados como fugas mentais, atuam como momentos de relaxamento e de recuperação das energias para retomar os estudos. Em relação à atividade física, sempre repito, quase como um mantra: “mente sã, corpo são”, se você não está saudável, se o seu corpo não está preparado para a maratona dos concursos você vai acabar desistindo antes de cruzar a linha de chegada, portanto, mantenha suas atividades físicas regulares.

Tendo estabelecido quais são as atividades é o momento de compreender como elas são realizadas e como pode melhorar a maneira de desenvolvê-las, para isso, proponho as seguintes perguntas:

• A que horas realizo as tarefas do meu dia?
• Que período do dia é mais produtivo para cada atividade?
• Programei o tempo que as atividades exigiam e o segui mais ou menos?
• Se ultrapassei em alguma atividade, ajustei meu quadro horário para a próxima vez?
• Que atividades demandam mais tempo?
• Que atividades demandam menos tempo?

Respondidas essas perguntas, você tem em mãos um esboço inicial do seu quadro de atividades, seu quadro-horário, e é, justamente, em cima dele que você irá trabalhar para definir quais são suas atividades prioritárias, quanto tempo deve dedicar a elas e às outras tarefas do dia a dia e de que maneira você pode aproveitar melhor o tempo entre as atividades.

Existem algumas maneiras de aproveitar o período entre suas atividades uma delas é, se você passa longos períodos em trânsito, no ônibus, por exemplo, levar sempre um livro ou audiolivro que sirva de apoio ao seu estudo e/ou gravar a matéria em MP3 para ouvir no percurso. Para não perder tempo de estudo – ou de qualquer outra atividade –, faça o inventário das coisas que precisará para aquela tarefa, antes de começar realizá-la. É vital que você esteja preparado de antemão para as necessidades que irão surgir. No caso do estudo, tenha em mãos os livros das matérias que serão analisadas, lápis, borracha, caneta e água. Eles devem estar sempre ao seu alcance, porque, além de evitar interrupções são esses detalhes que tornarão seu estudo mais ágil e otimizado. Se você costuma sentir fome durante o estudo mantenha por perto uma fruta, biscoito de baixa caloria ou barrinha de cereal, mas use-os com parcimônia, evite comer a todo momento, como um vício. Prefira comer somente em seus intervalos, que podem ser de 10 minutos a cada hora de estudo.

Comece desde já a exercitar o gerenciamento do seu tempo. Exercite realizar as atividades dentro dos prazos determinados e de forma ordenada. Observe quão mais eficiente se tornará sua preparação após rever suas prioridades e modificar a maneira como você lida com o seu cotidiano. Por fim, tenha sempre em mente: a preparação para concursos envolve dedicação, autodisciplina, compromisso e organização.

Aos poucos você chega lá, tenho certeza.

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*William Douglas é juiz federal/RJ premiado por produtividade, Mestre em Estado e Cidadania/UGF, Pós-graduado em Políticas Públicas e Governo/EPPG-COPPE-UFRJ, professor universitário e escritor. Crônica publicada originalmente no CorreioWeb.